E-Ticarette e-Fatura ve e-Arşiv Zorunluluğu: Kimler Kapsamda?

E-ticaret yapan satıcıların büyük kısmı e-fatura zorunluluğunu "3 milyon TL ciro" olarak biliyor ve kendini kapsam dışı sanıyor. Oysa e-ticaret için ayrı ve çok daha düşük bir had var: 500 bin TL.

Aylık ortalama 42 bin TL ciro yapan bir satıcı bile bu kapsama giriyor. Bu, birçok küçük ölçekli e-ticaret işletmesinin farkında olmadan yükümlülük altında olması demek.

Bu yazıda kimlerin kapsamda olduğunu, e-fatura ile e-arşiv arasındaki farkı ve geçiş sürecini anlatıyoruz.

e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki fark

İkisi de elektronik belge, ama kime kesildikleri farklı:

e-Fatura, alıcının da e-fatura sistemine kayıtlı olduğu durumlarda kesilir. Belge, GİB sistemi üzerinden alıcıya doğrudan iletilir. Yani mükellefler arası (B2B) bir akıştır.

e-Arşiv Fatura, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda kesilir. Nihai tüketiciye yapılan satışlar buraya girer — yani e-ticaretin ana akışı.

E-ticaret satıcısı olarak pratikte çoğunlukla e-arşiv keseceksiniz, çünkü müşterileriniz genellikle bireysel tüketici. Ama kurumsal müşterinize satış yaptığınızda e-fatura devreye girer. Bu yüzden ikisi birlikte kullanılır; e-fatura mükellefi olan işletme otomatik olarak e-arşiv de düzenler.

Kimler kapsamda?

Ciro haddi ile

Zorunluluk bir önceki yılın brüt satış hasılatına göre belirlenir. Yani 2025 cironuz 500 bin TL'yi aştıysa, 2026'da e-fatura mükellefisiniz.

"E-ticaret faaliyeti" ne demek?

Bu tanım geniş ve çoğu satıcının sandığından kapsayıcı:

• Kendi web sitenizden satış yapıyorsanız

• Trendyol, Hepsiburada, Amazon gibi pazaryerlerinde mağazanız varsa

• Sosyal medya üzerinden satış yapıyorsanız

Bunların herhangi biri sizin için geçerliyse, e-ticaret faaliyeti kapsamındasınız ve 500 bin TL haddi sizin için geçerli.

Tutar sınırı ile (e-arşiv)

Ciro haddini aşmasanız bile bir yükümlülüğünüz daha var. Belirli bir tutarı aşan faturaların e-arşiv olarak düzenlenmesi zorunludur.

589 Sıra No'lu VUK Genel Tebliği ile bu sınır vergiler dâhil 3.000 TL olarak belirlenmiştir. Bu tutarı aşan faturalar kâğıt ortamında düzenlenemez.

Yani ciro haddinin altında olsanız bile, tek bir satışınız bu tutarı geçtiğinde e-arşiv düzenlemeniz gerekir. Bu durumda GİB e-Arşiv Portalı üzerinden ücretsiz olarak belge kesebilirsiniz.

Kâğıt fatura kesmenin sonucu

Bu, zorunluluğun en sert yanı ve genelde geç fark ediliyor: kapsamdayken düzenlenen kâğıt fatura, mücbir sebep halleri dışında "hiç düzenlenmemiş" sayılır.

Sonuçları:

• Fatura tutarı üzerinden özel usulsüzlük cezası kesilir

• Alıcı bu faturayı gider olarak işleyemez

• Alıcı KDV indiriminden yararlanamaz

Üçüncü madde ticari ilişkinizi de etkiler: kurumsal müşteriniz kâğıt fatura nedeniyle KDV indirimi kaybederse, bir daha sizinle çalışmak istemeyebilir.

Geçiş nasıl yapılır? İki yöntem

GİB e-Arşiv Portalı

Ücretsizdir, mali mühür gerektirmez. Faturaları GİB'in portalına elle girerek düzenlersiniz.

Kime uygun: Ciro haddini aşmayan, ayda birkaç kez fatura kesen işletmeler.

Sınırı: Her fatura elle girilir. Sipariş hacminiz arttığında bu sürdürülemez hâle gelir.

Özel entegratör

Bir entegratör firmayla anlaşırsınız. Mali mühür gerekir. Faturalar programınız üzerinden otomatik kesilir ve gönderilir, 10 yıllık yasal saklama hizmete dahildir.

Kime uygun: E-ticaret yapan ve düzenli fatura kesen herkes.

Avantajı: Muhasebe programınız ve e-ticaret altyapınızla entegre çalışır — sipariş onaylandığında fatura otomatik oluşur.

Dikkat: e-Defter zinciri

Sık atlanan bir detay: ciro haddi nedeniyle zorunlu olarak e-faturaya geçen mükellefler, takip eden yılın başında e-Defter uygulamasına da geçmek zorundadır.

Gönüllü geçiş yapanlar için bu zorunluluk doğmaz. Yani haddi aşmadan kendi isteğinizle e-faturaya geçmek, hem maliyet avantajı sağlar hem de e-Defter yükümlülüğü getirmez.

Bu, yeni kurulan e-ticaret işletmeleri için düşünmeye değer bir strateji.

Sık sorulan sorular

Yeni şirket kurdum, ne zaman geçmem gerekiyor? Faaliyet konunuz e-ticaret ise kapsam kuralları doğrudan geçerlidir. Genel kural olarak yeni mükelleflerin faaliyete başladıktan sonra belirli bir süre içinde geçiş yapması beklenir; kendi durumunuz için mali müşavirinize danışın.

Ciro haddini aşmadım, hiçbir şey yapmam gerekmiyor mu? Hayır. 3.000 TL'yi aşan faturalar için e-arşiv düzenleme yükümlülüğünüz devam eder.

Gönüllü olarak geçebilir miyim? Evet. Haddi aşmasanız da e-fatura ve e-arşiv sistemine dahil olabilirsiniz. Fatura basım ve kargo maliyetinden tasarruf edersiniz, ayrıca e-Defter zorunluluğu doğmaz.

Mali mühür şart mı? GİB portalı üzerinden e-arşiv kesiyorsanız gerekmez. Özel entegratör kullanacaksanız gerekir.

Pazaryerinde satış yapıyorum, pazaryeri benim adıma fatura kesiyor mu? Hayır. Satıcı sizsiniz, faturayı siz düzenlersiniz. Pazaryeri yalnızca aracılık hizmeti verir.

Faturaları ne kadar saklamam gerekiyor? Yasal saklama süresi 10 yıldır. Özel entegratör kullanıyorsanız bu hizmet genellikle pakete dahildir.

İade durumunda ne yapılır? İade işlemi için iade faturası veya gider pusulası düzenlenir. Süreç, alıcının mükellef olup olmamasına göre değişir. İade ve cayma hakkı yükümlülükleriniz hakkında ayrı bir rehberimiz var.

Faturalamayı operasyonunuza bağlayın

E-fatura zorunluluğunun asıl yükü mevzuat değil, günlük iş akışı. Sipariş geldi, hazırlandı, kargoya verildi — ve bir de fatura kesilecek. Bunu ayrı bir sistemde elle yapıyorsanız, sipariş sayınız arttıkça hata ve gecikme kaçınılmaz olur.

Ticaport, e-ticaret operasyonunuzu tek panelde toplar. Logo bulut ERP entegrasyonu ile muhasebe tarafı da bu akışın parçası olur: sipariş onaylandığında cari kart ve stok hareketi oluşur, faturalama süreci tetiklenir.

14 gün ücretsiz deneyebilir, kredi kartı bilgisi girmeden başlayabilirsiniz.

Bu içerik genel bilgilendirme amaçlıdır ve mali danışmanlık niteliği taşımaz. Ciro hadleri, tutar sınırları ve geçiş takvimi tebliğlerle güncellenmektedir; kendi yükümlülükleriniz için mali müşavirinize veya GİB'in resmî duyurularına başvurun.